e-Faktúra prichádza: Čo to znamená pre váš autoservis a ako vás Trialexa pripraví

Legislatívne zmeny v podnikaní málokedy vyvolávajú nadšenie, najmä ak sa týkajú daní a administratívy. Určite ste však v poslednom čase zachytili pojem e-faktúra alebo elektronická fakturácia. Finančná správa už spustila implementáciu tohto nového systému. Hoci sa ostrý štart pre vnútroštátne obchodné vzťahy plánuje na 1. januára 2027, prípravy v technologickom svete prebiehajú už teraz.

V Trialexe celú situáciu a technické špecifikácie podrobne sledujeme. Naším cieľom je, aby ste vy mohli naďalej nerušene opravovať autá a starať sa o zákazníkov, zatiaľ čo legislatívnu techniku vyrieši softvér kompletne za vás.

Pozrime sa spoločne na to, čo táto zmena reálne obnáša, prečo už papier a bežné PDF nebudú stačiť a ako vás na novú éru pripravíme.

Čo je to e-faktúra a prečo klasické PDF končí?

Mnohí podnikatelia žijú v predstave, že elektronická faktúra znamená vytvoriť doklad a poslať ho zákazníkovi e-mailom ako prílohu v PDF. Od roku 2027 to však legislatíva bude vnímať inak. PDF je z pohľadu štátu iba "digitálny obrázok" papiera, z ktorého počítačové systémy nevedia automaticky a bezchybne čítať dáta.

Skutočná e-faktúra je dokument vytvorený v presne definovanom, štruktúrovanom elektronickom formáte (XML podľa európskeho štandardu Peppol BIS). Tento formát zabezpečí, že si účtovné a fakturačné systémy vymenia dáta automaticky. Keď vystavíte faktúru, systém odberateľa ju okamžite nasaje bez toho, aby musel účtovník manuálne prepisovať položky, ceny, IČO či sumy DPH.

Aby táto výmena fungovala bezpečne a pod dohľadom štátu, do procesu vstupuje takzvaný digitálny poštár (certifikovaný informačný systém). Keď v Trialexe vystavíte e-faktúru, tento digitálny doručovateľ ju automaticky overí, bezpečne prenesie vášmu odberateľovi a zároveň v reálnom čase nahlási potrebné údaje do štátneho systému IS EFA (Informačný systém elektronickej fakturácie).

Na koho a kedy sa nová povinnosť vzťahuje?

Zavedenie e-faktúry na Slovensku prebieha po fázach. Kľúčovým míľnikom pre drvivú väčšinu firiem a živnostníkov je 1. január 2027, kedy sa spúšťa povinnosť pre tuzemské transakcie (B2B a B2G).

Z pohľadu vášho podnikania sú dôležité tieto pravidlá:

• Ak ste platiteľom DPH: Od 1. januára 2027 máte povinnosť vyhotovovať faktúry v novom elektronickom XML formáte, ak dodávate tovar alebo služby inému podnikateľovi, firme či štátnej inštitúcii. Ak teda váš autoservis fakturuje opravu firemnej flotily alebo zmluvného partnera, táto povinnosť sa vás priamo týka. Zároveň máte povinnosť v tomto formáte prijímať e-faktúry od vašich dodávateľov.

• Ak ste neplatiteľom DPH: Povinnosť vystavovať XML e-faktúry smerom von pre vás zatiaľ neplatí, svojim zákazníkom môžete doklady odovzdávať tak ako doteraz. Avšak povinnosť vedieť prijať a legislatívne správne spracovať e-faktúru od vašich dodávateľov sa vzťahuje na všetkých podnikateľov bez výnimky. V tomto novom formáte vám preto budú chodiť napríklad faktúry za energie, prenájom dielne či od iných partnerov, ktorí sú platiteľmi DPH.

• Predaj koncovým zákazníkom (B2C): Ak opravujete vozidlo bežnému občanovi (nepodnikateľovi) a platbu za opravu evidujete cez klasickú eKasu, v tomto smere sa pre vás nič nemení a e-faktúru nevystavujete.

Nové pravidlá pre archiváciu

Zmena sa dotkne aj spôsobu, akým musíte doklady uchovávať. Keďže originálom faktúry už nebude papierový výtlačok ani PDF, ale samotný XML súbor s overením od digitálneho poštára, firmy budú musieť tieto dátové štruktúry bezpečne archivovať v elektronickej podobe po celú zákonom stanovenú dobu. Vytlačiť si takúto faktúru do šanónu už pre daňovú kontrolu nebude stačiť.

Ako sa na zmenu aktívne pripravuje Trialexa?

Prechod na nový systém digitalizácie netreba podceňovať, ale na druhej strane nie je žiadny dôvod na paniku. Ako firma, ktorá prevádzkuje Trialexu, berieme túto legislatívnu zmenu ako veľkú prioritu. Aktuálne už naši špecialisti intenzívne pracujú na analýze technických možností a legislatívnych pravidiel, aby bola e-fakturácia od 1. januára 2027 dostupná priamo v našom softvérovom riešení.

Čo je naším cieľom pre vás v praxi?

• Zapracovanie priamo do systému: Chceme vás ubezpečiť, že celú funkciu e-fakturácie integrujeme priamo do prostredia Trialexy, ktoré dôverne poznáte. Systém pripravujeme tak, aby na pozadí automaticky generoval správnu a validnú štruktúru XML dokladov.

• Rýchle riešenie priamo v zákazke: Celý proces vytvorenia zákazky, nahodenia dielov a transformácie do faktúry zostane pre vás intuitívny. Technické prepojenie na sieť digitálneho poštára navrhujeme tak, aby odoslanie a overenie prebehlo priamo v systéme.

• Bezpečný digitálny archív: Súčasťou našej analýzy a vývoja je aj riešenie pre elektronické ukladanie validovaných dátových správ, aby ste bez starostí spĺňali nové archivačné povinnosti voči štátu.

Momentálne sa nachádzame vo fáze technických analýz validačných pravidiel Finančnej správy a preverovania optimálnych API prepojení. Chceme vás ubezpečiť, že situáciu pevne držíme v rukách. O všetkých dôležitých krokoch, technických aktualizáciách a konkrétnych nastaveniach vás budeme včas informovať v priebehu nasledujúcich mesiacov.

Môžete zostať úplne pokojní, Trialexa drží krok s legislatívou za vás a na prechod do digitálnej éry vás včas pripravíme.